De oplossing van de problemen van het ambtelijk apparaat
DRAFT 1.0
5 mei 2021
Over de problemen van het overheidsapparaat is veel geschreven, ook door mij. Dat is ook niet vreemd want een goede probleemdefinitie is de helft van de oplossing. Ik ga er niet om de hete brij heen draaien. De oplossing is het beschrijven van de organisatieprocessen en -procedures. Wat is dat? Een ordening van activiteiten om een product of dienst te leveren die toegevoegde waarde biedt aan de klant. Een keten van activiteiten, gekoppeld en gestuurd door beslissingen. Bij de processen horen de procedures. Een procedure is een vastgelegde manier van handelingen uitvoeren. Het gaat om een specifiek omschreven volgorde van stappen die genomen moeten worden in een proces.
Ik zie u al vragend kijken. Zo van, dat is er toch al lang? Nee! Toen de nieuwe structuur in 2010 bij het ontstaan van land Curaçao in werking trad was er alleen een organisatiestructuur, met formatie en functiebeschrijvingen. Allemaal vastgelegd bij wet (Land Curacao, 2010) en in een businessplan per ministerie. Slechts enkele processen en procedures waren beschreven. Met andere woorden de meerderheid van de ambtenaren werkt zonder formele procesbeschrijvingen en in meer dan tien jaar heeft niemand dit nog goed opgelost.
En on top of that hebben de ambtenaren generieke functiebeschrijvingen: een algemene – niet aan een specifieke context gebonden – beschrijving van de functie. Het voordeel hiervan zou zijn dat de organisatie werknemers flexibel kan inzetten zonder dat de functieomschrijving iedere keer aangepast hoeft te worden.
Met andere woorden een ambtenaar heeft geen houvast aan de functiebeschrijving nog de proces- en procedurebeschrijving. Vele ambtenaren zweven sinds 2010 en niemand snapt het probleem en ziet dus de oplossing. Niet helemaal waar, want er zijn organisatiedeskundigen die dit al tien jaar uitleggen, maar niemand luistert. Hoe kan dit? Omdat nog de ministers en de leidinggevende geen verstand van organisatiekunde hebben. Dat hoeven ze ook niet want ze zitten op een generieke functie.
De oplossing is, ga met alle afdelingen zitten, benoem en definieer de output en beschrijf de het proces om die output te genereren. Leg het vast en werk volgens die procedure uit en leg ook die vast. En stel het geheel één keer per jaar bij.
Het mooie van dit alles is dat er gelijk ook een basis ontstaat een kwaliteitssysteem en het mogelijk wordt om de processen te automatiseren en zo om e-government verder te implementeren. U kunt het zelf controleren of wat hier wordt gesteld waar is. Er zijn maar een paar plekken waar de ambtenaren weten wat ze moeten doen. Dat is bij burgerzaken, het vergunningenloket en het bureau rijbewijzen.
Het introduceren van een bestuursdienst, een nieuw kantoorgebouw en dergelijke zaken die worden voorgesteld in het regeerakkoord 2021 - 2025 gaan het probleem dus niet oplossen.
References
Land Curacao. (2010). Landsverordening inrichting en organisatie landsoverheid.
Dr. Miguel Goede