Miguel Goede 

Curaçao 3.0

Stories about meetings

Stories about Meetings

Excerpt From: Goede, Dr. Miguel. “Mindset 3.0.” Uitgeverij Eigen Boek B.V., 2014. iBooks.

This material may be protected by copyright.


“Er zijn boekenkasten volgeschreven met boeken over vergadertechnieken. Vroeger waren er trainingen hoe effectief te vergaderen. Tegenwoordig leest niemand deze boeken en volgt men ook dergelijke trainingen niet meer.

Wat zie ik tegenwoordig? Vergaderingen beginnen altijd te laat. Zelfs de Statenvergadering. Mensen komen met een gesloten envelop de vergadering binnen en gaan na het uitgebreid bijkletsen voor de vergadering, bij agendapunt een, even snel de vergaderstukken inkijken. Hoe neem je een besluit?

Bij het agendapunt “Vaststellen notulen” gaat men de vorige vergadering nog een keer overdoen, in plaats van gewoon vast te stellen wat niet klopt of ontbreekt in de notulen.

Vervolgens arriveert de vergadering na drie kwartier bij het agendapunt “Actiepunten”. Sommige mensen zien dan voor het eerst wat hun huiswerk was.

Na bijna een uur arriveert men bij agendapunt één. De bij het punt horende stukken zijn door velen niet gelezen. Maar ze discussiëren driftig mee. Na veel discussie wordt er natuurlijk geen besluit genomen en wordt het agendapunt verschoven naar de volgende vergadering. Zo probeert de vergadering nog een paar punten af te werken met hetzelfde effect.

Om kwart voor twaalf realiseert de voorzitter zich dat hij de agenda niet zal kunnen afronden en besluit alle oplossing twee problemen kunt bedenken: “Ja, maar”. Misschien loopt daarom de economie niet. Misschien hebben we daarom geen nieuw ziekenhuis en ook geen tweede megapier.

Nu kun je met een tablet al je documenten bij je hebben. Kun je nog met iemand contact opnemen om snel aan informatie te komen. Kun je ook op internet informatie zoeken. Maar kan ook de vergadering opgenomen en genotuleerd worden. Na de vergadering druk je op “send” en de notulen zijn weg. Maar wat heb je eraan als je niet kunt vergaderen?

 

Tips voor vergadering:

Houd alleen one hour meetings.

Bereid je voor.

Wees op tijd.

Schakel de telefoon en andere elektronica uit.

Vervul de rollen van voorzitter en secretaris.

Heb een realistische agenda.

Neem besluiten (WIE doet WAT (acties), WANNEER).

 Leg ze vast (notuleer).

Voer de afgesproken acties uit.

Check nog voor de volgende vergadering of de acties wel worden uitgevoerd.”




21 dec 2014

Door prof. dr. F.B.M. Kunneman
Kent u dat gevoel? Zucht...weer een vergadering! Waarom zie je vaak op tegen een vergadering? Ik zal het u zeggen. Ze duren te lang. Vaak is niet duidelijk wat er precies is besloten. Sommige mensen (altijd dezelfden!) nemen veel te veel tijd om allerlei overbodige dingen aan de orde te stellen. Vaak is de agenda niet duidelijk. Of de voorzitter volgt de agenda niet. Of de voorzitter laat veel te veel tijd voorbijgaan aan onbelangrijke agendapunten zodat voor de belangrijke punten nauwelijks tijd is om die te bespreken. Soms zijn er machtsspelletjes. Sommige mensen vinden zichzelf zo belangrijk dat zij steeds het woord nemen. Sommige mensen doen nooit hun mond open. De helft van de mensen heeft zich niet of niet goed voorbereid. Mensen lezen hun stukken niet. De voorzitter bepaalt eenzijdig wat er moet gebeuren. Er wordt alleen maar gelachen, nooit serieus vergaderd. Er wordt alleen maar serieus vergaderd, nooit tijd voor een grapje, het lijkt wel op het bestuur van een begrafenisonderneming! De vergaderingen lopen altijd uit. De notulen zijn zo uitgebreid dat de halve vergadering voorbij is voordat de notulen behandeld en becommentarieerd zijn. Of het tegenovergestelde is het geval: er zijn nauwelijks of geen notulen. Of de vergaderingen zijn niet goed voorbereid zodat telkens nieuw overleg over dezelfde punten nodig is. Er staan geen duidelijke besluiten in de notulen. Er is geen actielijst dus geen follow-up.
Wat te doen?
Deze rampenlijst kan moeiteloos uitgebreid worden met nog eens vijftien redenen om tegen die vergadering op te zien. Wat kan je daaraan doen? Als u zich herkent in een of meer van de hierboven geformuleerde hartenkreten, dan volgen hier een paar tips voor verbetering.
Besef dat je zelf altijd medeverantwoordelijk bent voor een slechte vergadering. De kwaliteit van de vergadering is een verantwoordelijkheid van iedereen die eraan deelneemt. Doen zich een of meer van de hiervoor genoemde problemen voor, wacht dan niet passief af tot het beter wordt. Dat gebeurt namelijk nooit zo maar. Stel dus zelf in de vergadering voor om de effectiviteit van de vergaderingen gezamenlijk onder de loep te nemen en voor de volgende vergadering op de agenda te zetten. Begin tijdens die volgende vergadering met het inventariseren van wie welke ideeën heeft voor verbetering. Grote kans dat veel van de grootste problemen dan al door uw medebestuurders/commissarissen/toezichthouders worden gesignaleerd. Zorg dat op uw shortlist in ieder geval de volgende punten staan: agenda, volgorde te behandelen punten, timemanagement, notulen (besluitenlijst of meer inhoudelijk), voorzitterschap, 10 basisregels voor deelnemers.
De agenda: opstellen en volgen
Korte toelichting: zonder agenda kunt u niet vergaderen. De agenda moet zorgvuldig worden opgesteld en ruim van tevoren worden verspreid. Bij elk agendapunt worden ook vooraf de relevante stukken verstrekt. Zorg dat de formele punten (zoals notulen) aan het begin van de vergadering en snel worden behandeld. Hetzelfde geldt voor simpele agendapunten. Zorg dat de belangrijkste punten daarna komen en bij elkaar genomen zijn. Vermijd dus dat simpele en snel af te handelen punten en lastige agendapunten door elkaar heen staan. Het effect is in dat geval namelijk dat over alle punten lang wordt gesproken, ook over de simpele punten. Maak vooraf duidelijk welk deel, bijvoorbeeld driekwart van de vergadering, aan het inhoudelijke deel wordt besteed. Houd je daar ook aan. Ga dus niet naar aanleiding van een punt in de notulen te lang over iets heel anders praten dat belangrijk lijkt, maar niet geagendeerd is. De voorzitter maakt of breekt de vergadering. Zorg dat hij of zij daarvoor een korte opleiding krijgt. De voorzitter moet namelijk leren om de vergadering te sturen zonder deze te manipuleren.
Notulen
Spreek van tevoren af wie de notulen maakt en hoe uitgebreid die moeten zijn. Voor sommige vergaderingen volstaat een besluitenlijst, voor andere moet veel inhoudelijker worden aangegeven wat er is besproken. Het maken van notulen is een kunde, een vak. Zorg dus dat ook de notulist een (korte) opleiding krijgt.
En dan de 10 basisregels voor deelnemers: daarover meer in de volgende column over veertien dagen. Zucht!


Prof. dr. F.B.M. Kunneman is managing partner van advocatenkantoor VanEps Kunneman VanDoorne. Hij leidt het team dat adviseert over corporate governance. Hij schrijft en doceert al decennia over dit onderwerp.

Excerpt From: Goede, Miguel Dr. “Curacao 3.0.” Uitgeverij Eigen Boek, 2013. iBooks. 

This material may be protected by copyright.


“Beslissen is ook een cirkel. Wat mij opvalt is dat velen het beslissingsproces in hun hoofd niet doorlopen. Dan neemt men ook geen beslissing. Beslissingen moeten trouwens gebaseerd zijn op feiten. Wie beslissingen neemt, zal ook eens fouten maken. Maar dan begint de cirkel opnieuw: ‘Identify the problem’.

Beslissingen worden vaak in groepen genomen. Die vinden dan plaats in een vergadering (one hour meeting).

De vergadering kent ook een eigen cirkel.

Het is van belang gezamenlijk de beslissingscirkel per agendapunt binnen de vergadercirkel te doorlopen. En zo draait de organisatie omhoog. Een klein detail, maar het is belangrijk: de cirkel moet steeds vooruit doordraaien. Steeds terugdraaien heeft tot gevolg dat u en de organisatie niet verder komen. Het is een variant van de vorm van ‘Ja, maar.. ’ denken. En nogmaals, doordat het allemaal draait, krijgt het genoeg mogelijkheden voor correctie.”
  

Excerpt From: Goede, Dr. Miguel. “Caribbean 3.0.” Uitgeverij Eigen Boek B.V., 2013. iBooks.

This material may be protected by copyright.


“A second piece of advice: management meetings and other periodic meetings are mandatory. I have heard that there are departments that have not held these meetings for months.”

 

“How to run a meeting

I recently found out that in many organizations the meetings are not held and if they are held they are ineffective. In Curaçao this is usually on Wednesday, because at that same time the Board of Ministers meet and Ministers are less likely to call the departments, and probably also on Monday.

 

How can you increase the effectiveness of your meeting?

• Prepare the meeting. Send out the agenda in time. Also the relevant documents.

• Make it a one-hour meeting.

• Start on time. Close the door once you start. Whoever is late, you will deal with him later.

• Put off all communication equipment for one hour.

 

The purpose of the meeting is to take decisions.

You take decision by going through the following steps:

• Identify the issue.

• Generate alternative solutions.

• Evaluate alternatives.

• What are the pros and cons of each alternative.

• Choose an alternative.

• Make someone responsible for the execution.

• Write down the decision.

• Move on to the next agenda item.

 

Avoid reverting to a step that has already been taken.

 

Start the meeting by checking the status of the execution of the decisions already taken. Only check if something is done or not.

 

After an hour the meeting ends automatically. If not all the agenda items were covered, the preparation was poor or the meeting was not managed appropriately. Do better the next week.

 

It might take some practice and coaching before you get the hang of it. We can train you.”